2016-2 Nolu Sirküler: E-Defter Uygulaması
.jpg)
KONSOLİDE YMM 2016/2 NOLU SİRKÜLER
Konu: E DEFTER UYGULAMALARI
Bilindiği üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 257 ile mükerrer 242 nci maddelerinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden 14/12/2012 tarihli ve 28497 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükellefler belirlenmiş 254 Sayılı Tebliğ ile de e defter uygulamasının kapsamı genişletilmiştir. Buna göre, 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere defter kapsamına alınmıştır.
E defter uygulaması ile ilgili denetimlerimiz esnasında yaptığımız tespitler ve Şirket’imize iletilen sorunlar ile ilgili olarak açıklamalarımız işbu Sirküler’ in konusunu oluşturmaktadır. Konuya ilişkin açıklamalarımız aşağıdaki gibidir:
E DEFTER’DE KAYIT DÜZENİ
Elektronik defter uygulamasında, kağıt defter kapsamında yapılan muhasebe kayıtlarında olduğu gibi toplu kayıt yapılabilir mi ve gider fişlerinin ayrıntıları nasıl gösterilecek şeklinde sorular gündeme gelmiş olup, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel “e-Defter Teknik Kılavuz ve Genel Açıklamalar Kılavuzu ” ile bir kısım sorulara cevap getirilmiştir. Bu bağlamda; “Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esas alınarak, e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge bilgisine ilişkin detaylar da elektronik defterlerde gösterilecektir.” Buna göre e-Defter kayıt aşamasında kaynak belgeye ait detay bilgilerde öne çıkan iki zorunlu alan meslek mensuplarının bundan sonraki süreçte daha çok önem vereceği bölümler olarak dikkate çekmektedir. Bu zorunlu alanlar Belge Tipi ve Ödeme Tipi olup, Belge Tipi (documentType) ve Ödeme Tipi (paymentMethod) alanları seçimli/zorunlu alanlar olup yevmiye/muhasebe kayıtlarında gösterilmesi yeni oluşturulacak e-Defter ve beratları için bu güncellemelere uyulması gerekmektedir. Buna göre muhasebe kaydına ilişkin yevmiye maddelerinin aşağıdaki bilgileri içermesi zorunludur.
• Madde sıra numarası,
• Tarih,
• Borçlu hesap,
• Alacaklı hesap,
• Tutar,
• Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları,
yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir. e-Defter uygulamasında kayıt aşamasında Belge Tipi tanımlaması aşağıdaki şekilde sekiz ana başlık altında yapılmıştır.
Belge Tipi
1.Çek – Check
2.Fatura – Invoice
3.Müşteri Sipariş Belgesi – Order customer
4. Satıcı Sipariş Belgesi – Order vendor
5. Senet – Voucher
6. Navlun – Shipment
7. Makbuz – Reciept
8.Diğer – Other
Yukarıda yer alan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “other” (Diğer) belge tipi kullanılacak ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklama yer alacak ayrıca kayda esas belgenin üzerinde bulunan numara ve tarih bilgileri yazılacaktır.
e-Defter muhasebe kaydına ilişkin yevmiye maddelerinin her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esası ve istisnalar;
Banka İşlemleri
e-Defter uygulamasında, her bir banka işlemine ait belgenin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kayda alınarak dekontun numara ve tarihinin de yazılması gerekir. Bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirme imkanı yok ise banka işlemleri günlük olarak, her bir bankadan yapılan işlemler ayrı ayrı birer muhasebe fişinde kayda alınabilinir. Bu muhasebe fişinin e-Deftere kayıt aşamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılacak ve fişin numarası ve tarihi girilecektir.
Çek işlemleri
e-Defter uygulamasında, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çekin aynı yevmiye maddesinde çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordrolar muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır. Çek bordosunun numarası ve tarihi girilecektir.
Senet işlemleri
e-Defter uygulamasında, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan, e-Defter uygulamasında da bu bordolar muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur.
Yazar kasa (Z) raporunda yer alan işlemler
Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z Raporu bilgilerinin ayrı yevmiye maddelerinde kaydedilmesi esastır. Kayıt girişinde muhasebe kaydında belge tipi “other” belge açıklaması “Z Raporu” yazılarak Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu kayıtta dikkat edilmesi gereken husus gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılarak ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.
Ücret Bordrosu
Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur.
Serbest Meslek Makbuzu
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other” ve belge açıklaması “Serbest Meslek Makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
Masraf belgelerinin kaydı
İşletmenin ya da personelin gün içinde yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzda yer alan ve yukarıda sayılan belgelerden biri olması halinde mutlaka belge tipine göre kayıt bilgisi girişi yapılmalıdır. Yapılan giderle ilgili belge tipi, kılavuzda yer alan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” şeklinde kaydı yapılacaktır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
Toplulaştırılmış olarak çek bordrosu, senet bordrosu, Ücret bordrosu ve masraf formu gibi düzenlenen kayıt girişi yapılan belgeler firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.
VII- SORU VE CEVAPLAR
SORU 1- Personel Masraflarının e-Defter'e Geçirilmesi: Şirket personeli yurtiçinde harcama yaptıktan sonra ilgili fişleri (yemek, taksi, otel. vs.) ibraz ederek ödeme almaktadır. Mevcut durumda (kâğıt defter) bu masraf fişleri yevmiye defterine işlenirken aynı yevmiye maddesine eklenmektedir. e-Defter'e geçildiğinde bir belgenin bir maddede gösterilmesi zorunlu olduğundan fişlerin teker teker işlenmesi operasyonel açıdan imkansız hale gelmektedir. Bu sebeple doküman tipi "other" seçilip "Masraf Formu" adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması mevzuat açısından uygun mudur?
CEVAP 1- Doküman tipi "other" seçilip "Masraf Formu" adı altında şirket kaşe ve imzası ile fişlerin eklendiği bir formun saklanması koşulu ile kayıt yapılabilir. (0026845) Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-21 15.53
SORU 2- E-Defter'de toplu girilen masraf kayıtları hakkında e-defter kullanımı ile ilgili olarak firma personelimiz tarafından iş akış çerçevesi içerisinde oluşan masraflara ilişkin, çeşitli perakende satış fişi ve faturaların tek bir yevmiye kaydıyla kayıtlara alınmasının mümkün olup olmadığı hususunda görüşlerinizi arz ederiz.
CEVAP 2- Masraf fişlerinin ayrıntılarını gösterir şekilde bir icmal listesinde toplayarak bu listeye bir tarih ve numara verip (firma kaşeli ve imzalı ya da elektronik imzalı halde saklanmak koşulu ile) belge türü other yazılarak kayıt yapılabilir. (0026780) Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-21 09.47
SORU 3- Fatura, çek gibi belgelerin ayrı ayrı yevmiye fişlerine girişi hakkında: Muhasebe programımız farklı müşteri/tedarikçilere ait birden fazla alış veya satış faturalarını birleştirerek tek bir yevmiye fişinde kayıt etmektedir. Forumda bu konu ile ilgili sorulara Gelir İdaresi tarafından verilen cevapta e-defter uygulaması teknik kılavuzlarında her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği ve bununla ilgili düzenleme olduğundan bahsediliyor, ancak bu konuda yayımlanmış bir tebliğ yok. Bu zorunluluğun hangi Teknik Kılavuzun hangi sayfa/maddesinde belirtildiği konusunda bilgi rica ederiz.
CEVAP 3- Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı’ndan 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ’in 6. maddesinde "Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları" yazılmalıdır, denilmektedir. Bu hükme göre muhasebe kaydına esas teşkil eden bir belge varsa bu belge "belge türü" olarak yazılmalıdır. Bu durumda her bir belge bir yevmiye maddesine kayıt edilmesi gerekiyor. (0025958)Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-01 16.40
SORU 4- Satış faturası, alış faturası, banka havalesi yevmiyeleri: Her gün için düzenlediğimiz satış faturalarını tek bir muhasebe fişi ile kayıt ediyoruz. Bu yevmiye maddesinin içerisinde o güne ait düzenlenen tüm satış faturalarının bilgileri mevcuttur. E-defter mevzuatına göre tüm satış faturalarını (faturaların listesini ayrıca ibraz edebiliriz) tek bir yevmiye kaydı ile e-defterde gösterebilir miyiz? Bankaya gelen veya gönderilen havalelerin yevmiye kayıtlarında banka dekont numarasının yazılmasını daha önce belirtmiştiniz. Yukarıda belirttiğimiz sorumuza paralel olarak banka işlemlerini her gün için tek bir yevmiye maddesi olarak (gerektiğinde bu yevmiye maddesinin hangi işlemler için olduğunu liste olarak verebileceğiz) e-defterde gösterebilir miyiz?
CEVAP 4- E-defter uygulamasında fatura kayıtlarınızı belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihi girerek kayıt etmek zorundasınız. Belge tarihi ve numarası gireceğiniz için birden fazla faturayı aynı yevmiye maddesine kayıt edemezsiniz. Banka işlemlerini bir listede ya da ekstre olarak belirtirseniz bu belgeyi other olarak kaydedebilirsiniz.(0026635) Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-17 11:44
SORU 5- Çek belge türünün numarası: Belgenin türünde Çek var. Müşteriden 20 adet çek aldık diyelim. Bunları bir çek giriş işlemi ile yapıyoruz ve cari hesabına tek satır olarak geçiyor. 20 adet çekin toplamı ve bu çeklerin ortalama vadesi ve çeki girdiğimiz bordro numarası ile. Biz bu belgenin numarasını bordro numarası olarak kullanabilir miyiz?
CEVAP 5- Birden fazla çekin ayrıntılı bilgilerini çek bordrosuna yazıp bu bordroyu firma imzalayıp kaşeleyip saklamak kaydıyla belge türü "other" yazılarak belge açıklaması "Çek Bordrosu" yazılarak tarih ve numara yazarak kayıt edebilirsiniz.(0025601)Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-09-24 16:23
SORU 6- Belge tip tanımlanması: Muhasebe Belgeleri Virman, düzeltme, amortisman ve bu gibi kayıtlarda belge tip tanımlaması ne olmalıdır?
CEVAP 6- Virman, düzeltme, amortisman gibi kayıtlar belgesi olmayan kayıtlardır. Bu gibi kayıtlarda (belgesi olamayan işlemler) belge türü belirtilmeden kayıt yapılabilir. (0026009) Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-02 10:17
SORU 7- Her belge ayrı yevmiye kaydı: Bir belgeye dayanan(çek, fatura vs. gibi) işlemlerde her bir işlem bir yevmiye kaydında olacaktır kuralımız var. Bir belgeye dayanmayan işlemler için de her bir işlem bir yevmiye kaydında olmak zorundadır kuralı geçerli midir?
CEVAP 7- Belgeye dayanmayan işlemlerde her işlemin bir yevmiye kaydında olacağına ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır.(0025995) Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-02 10:00
SORU 8- Kasa icmali: Kasa fişlerini detay bilgileri gösteren bir icmal hazırlayıp referans numarası vermek suretiyle bu icmale ekleyerek tek satırda (Örn: 50 adet aynı güne ait fişi) tek yevmiye fişinde gerekli kayıt işlemlerini yaptığımızda gerek mevzuat gerekse teknik açıdan sıkıntı yaşarmıyız?
CEVAP 8- Eğer siz düzenlediğiniz yazar kasa fişlerini kaydetmek istiyorsanız gün sonu alınan "Z Raporunu" belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına "Z Raporu" yazılarak bu raporun tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz. Size düzenlenen yazar kasa fişlerini ise bir icmal listesinde ayrıntıları gösterilmek şartı ile ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması şartı ile belge türü "other" yazılarak belge açıklaması alanına "İcmal Listesi" yazılarak bu listenin tarih ve numarasını yazarak kayıt edebilirsiniz. (0025505)Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-09-23 16:50
SORU 9- E-defter çek, makbuz: Tahsilat işlemleri e-defter için oluşturulan belgelerde örneğin; her bir çek portföye alınırken ayrı yevmiye kaydı oluşturulacak. Aynı durum bu çeklerin, örneğin, bankaya tahsilata verilmesi durumunda da geçerli midir?
O çeki içeren her türlü işlem de çekin bir belge numarası olduğu için ayrı bir yevmiye kaydı oluşturmamız gerekli midir? Bir diğer sorum da örneğin bankadan ödeme dekon-tu geldi, bunu other tipinde mi gireceğiz sisteme?
CEVAP 9- Banka dekontunu belge türü other yazarak belge açıklaması dekont yazarak kayıt edebilirsiniz. Çek işletmeye alınırken ve tahsilat yapılırken de ayrı yevmiye maddesinde kayıt edilmesi gerekir. (0025953) Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-01 16:28
SORU 10- Ödeme Tipi: Belge tipi Fatura veya diğer olarak seçilmiş kayıtlarda ödeme tipi zorunlu mudur? Örneğin, Belge tipi fatura ödeme tipi boş ya da Belge tipi diğer, belge açıklaması virman fişi, ödeme tipi boş gibi kayıtlar girilebilir mi?
CEVAP 10- Yevmiye maddesinin dayandığı işlem bir ödemeye dayanıyor ise payment Method elemanı kullanılmalı ve değeri boşluk olmamalıdır. (PaymentMethod alanında nakit, çek, senet, kredi kartı, banka kullanılabilir.) Örneğin, Ödeme bankadan yapıldıysa (havale, EFT) ödeme yöntemi banka, Ödeme kasadan yapıldıysa ödeme yöntemi nakit, Ödeme çekle yapıldıysa (havale, EFT) ödeme yöntemi çek olmalıdır. (0024890)Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-09-09 16:58
SORU 11- Sisteme düzgünce yüklenen fakat içindeki rakamlarda hata olan yevmiyenin silinmesi: 2014 06 döneminde hatalı yevmiye yükledik. Bunun silinmesi için ne yapmalıyız?
CEVAP 11- 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ’nin 7-a maddesinde yazan hükme göre durumunuzu değerlendirip dilekçe ile Başkanlığımıza başvurmanız gerekmektedir. Başkanlığımızca yapılacak değerlendirmede eğer uygun bulunursa gerekli işlem yapılıp tarafınıza bilgi verilir. (0026777)Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-21 09:41
SORU 12- Zaman Damgası Kullanımı: Elektronik defter beratları oluşturulması sırasında Mali mühür ile mühürlenmesi yeterli mi? Zaman damgası ile damgalayıp o şekilde mi GİB sistemine berat onayı için göndereceğiz?
CEVAP 12- Zaman damgası kullanımı zorunlu değil. Ancak GİB sis-temlerinde yaşanacak sorunlar nedeniyle berat yükleme süresi içinde beratlarınızı sistemimize yükleyemiyorsanız bu durumda zaman damgası kullanılması istenilmektedir. Eğer süresinde berat yüklenebiliyorsa zaman damgası kullanımı zorunlu değildir. (0026793) Gelir İdaresi Başkanlığı 2014-10-21 10:14
SORU 13- E-Berat Hk. Elektronik berat kontrolü nasıl yapılacak? Mükellefin defter kayıtlarını süresinde e-defter sistemine yükleyerek e-berat aldığı nasıl kontrol edilebilecek? Bunun için mükelleften vergi incelemeleri sırasında nasıl bir talepte bulunulacak?
CEVAP 13- e-Defter uygulamasında elektronik ortamda oluşturulan defterler (kayıtlar) hiçbir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmiyor. Başkanlığımıza sadece oluşturulan defterlerin beratları (kâğıt defterlerde açılış onayını gösteren ilk sayfa benzeri mükellefin bazı bilgilerini içeren dosya) alıyor. Yüklenilen beratlar e-defter yazılımı tarafından GİB imza değeri ile imzalanarak onaylı hale geliyor. Onaylı beratlar mükellef tarafından sistem üzerinden indirilerek defterler ile birlikte saklanması gerekiyor. Burada Başkanlığımızın sadece gönderilen beratın mükellefe ait olup olmadığı, uyumlu yazılım kullanılıp kullanılmadığı gibi kontroller yapılıyor. Vergi incelemesi sırasında oluşturulan defterler ve GİB onaylı beratının XML hali verilmesi yeterli olacaktır.
KONSOLİDE YMM LTD. ŞTİ.
RAMAZAN BARABROS ÇELİKCANLI(YMM) -0505 869 11 84
TURGAY ÖZGENÇ(YMM)- 0505 688 91 27
ERCAN ÖZCAN(YMM) - 0533 571 07 28